戦略的ビジネスＥメールのテキストを抜粋してご紹介します。
この章ではＥメールを以下のようなパートに分けて説明します。
以下は、平均的な英文メールの構成です。
日本語のビジネスメールで「いつもお世話になっています」「よろしくお願いいた
します」というメールの流れや定型句があるように、英文メールにもよく使われる
流れや定型句があります。
全体のイメージを頭に入れてから、詳細を読んでいきましょう。
実際には、相手との関係や内容の緊急度により、挨拶を省いたり順番を変更したり
することができます。
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件名
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メールのタイトルを書きます。
(例) Image files |
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ヘッダー
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メールの宛先を書きます。
(例）Dear Mr.Anderson, |
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挨拶
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挨拶を書きます。
（省略することもあります）
(例) I hope you are keeping busy. |
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導入部
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メールの本題に入る前に概要や背景を述べます。
(例) Regarding the meeting next month, I think there are several things to consider. |
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しめくくり
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最後の挨拶を書きます。
(例) Looking forward to seeing you at the conference. |
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終了部
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メールを終了します。
(例) Regards, |
フッター
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自分の名前や部署を書きます。
(例)
Michiko Aida |
Ｂ．確認する (Confirmation) |
sample |
以前に口頭で約束した日付を確定するときや、書類や受け取ったメールの中で分からない部分があり、意味を再確認するときに使う表現を学習します。
1. 内容を明確にする （Asking for clarification）
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Could you please let me know what you mean by 〜 |
〜とはどういう意味なのか教えていただけますか？
Could you please let me know what you mean by 'a short amount of time'? Does that mean 'less than a week?'
「短時間」とはどういう意味ですか？ 「一週間以内」という意味ですか？
内容を明確化すときに使われるスタンンダードな表現です。What do you mean by 〜?「〜とはどういう意味ですか？」という文章を丁寧な形に変換したものです。"
小さいサイズとはどういう意味なのか教えていただけますか？ 1メガバイト（1MB)より小さいという意味ですか？
Could you please let me know what you mean by 〜 を使って文章を作ってみましょう。
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Ｄ. 断る・拒否する（Rejection) |
sample |
依頼や提案を断ることは難しい作業です。 直接的な表現から間接的に拒否を伝える方法までキーフレーズを覚えて、場面に応じて使い分けられるようにしましょう。
4. 物事を即時に終了させる (Close the door)
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We are afraid we cannot 〜 / can't 〜 |
申し訳ありませんが、我々は〜できません。
We are afraid that we cannot discuss the specifics of the product at this time.
申し訳ありませんが、今回我々はその製品の仕様について話し合うことはできません。
「もう検討する余地はありません。」と１００％物事を断るときに使われる表現です。
申し訳ありませんが、その主張を受け入れることはできません。
We are afraid we cannot 〜 / can't 〜 を使って文章を作ってみましょう。
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G. 反論する(Objection) |
sample |
反論する文章は、「D.拒否する」の意味も含みます。賛成できないことを伝えるだけではなく、考えの誤りを、相手を不快にさせることなく指摘する方法を学びます。
5.相手の要望が問題であることを指摘する (Point out a mistake)
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If that's what they want, we will have to 〜 |
もしそれが、彼らの望むものであれば、私たちは〜しなければなりません。
If that's what they want, we will have to outsource some of our production to one of our subsidiaries.
もしそれが彼らの望むものであれば、私たちはいくつかの生産ラインを子会社へアウトソースしなければなりません。
If that's what they would like, we will 〜というもう少しフォーマルな文章、また、If that is what they insist upon 〜 「もしそれが彼らが主張していることであれば〜」という表現も使えます。"
もしそれが彼らの望むものであれば、スケジュールを調整しなければなりません。
If that's what they want, we will have to 〜を使って文章を作ってみましょう。
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